本日は税務トピックとは少し離れますが、仕事の生産性について日頃から考えていることを記載してみます。
 
私は32歳の誕生日に自分の税理士事務所を設立しましたが、それまで会社員をしており、2社経験しました。
会社員時代は無駄な残業で自分のプライベートな時間を割きたくなかったため、勤務時間中は仕事の生産性を高めて（効率よく仕事を終わらせて）、自分の時間を作ることに尽力していました。
独立すると、勤務時間も含めてすべて自分で決めて終えられるため、生産性への意識が薄れる可能性があると思い、自身の考えを整理する意味でも記載したいと思います。
 
■会社員時代に考えていた生産性のポイント
・目標設定（生産性を高めたい理由）
・生産性の定義
・優先順位で区分分け（重要度、緊急度）
・業務の種類で区分分け
 
■目標設定
まず、生産性を高めると一言で言っても何のために、どの程度生産性を高めるかという自分の中のゴールを明確にすることに気を付けていました。
会社員時代は、「来る仕事は全て捌きつつ、定時に帰る」を目標にしていました。
独立した今は、仕事量を収入に置き換えて「週XX時間勤務で、月間売上XX円を目指す」ために生産性を高めることを目標にします。これにより、今の仕事の時間と売上の割合を見れば、目標に対しての生産性の達成度が数字で分かるメリットがあります。個人的に目標設定は必ず定量的なもの（数字で明確になるもの）が良いと考えます。
 
■生産性の定義
生産性の定義は「生産性＝成果÷時間」としました。
生産性を高めるために、①「決まった仕事を処理するのにかかる時間を短くする」、②「決まった時間内に処理する仕事の量を多くする」の2点を注力します。①と②は同じような内容ですが、私の中では明確に異なり、それが次の優先順位の話につながります。
 
■優先順位で区分分け（重要度、緊急度）
生産性を下げる要因として、マルチタスクの仕事の際にどの仕事から手を付けるか、1つ仕事が終わったら、次どの仕事をするか考えている時間があります。この「仕事を選んでいる時間」は何もしていないのと同じなので、極力ゼロにする必要があります。
ここがゼロにならないと①「決まった仕事を処理するのにかかる時間を短くする」は改善されても、②「決まった時間内に処理する仕事の量を多くする」の改善が不十分になるからです。
私のタスク管理は至ってシンプルで、仕事を行う順番に箇条書きにしておき、上から順番につぶしていくという方法です。タスク管理に時間をかけてしまうのも無駄なので、極力シンプルにしています。
重要なのは、この箇条書き（優先順位）の順番だと思っています。
私は仕事を①重要度と②緊急度の2つの切り口から、第1順位を「重要度：高い、緊急度：高い」、第2順位「重要度：低い、緊急度：高い」、第3順位「重要度：高い、緊急度：低い」、第4順位「重要度：低い、緊急度：低い」の順番で区分分けし、順位の高いものから箇条書きしています。そして、新しい仕事が入ってきたら、優先度と緊急度を考慮して、既存の箇条書きリストの中に入れていくという方法にしています。
すると、どんどん仕事が入ってくると、第4順位の業務に全然着手できないということもあると思いますが、それはそれで良いと思っています。重要度も優先度も低いため、ほかにやれることが無い時にやる程度で良いと思います。
 
■業務の種類で区分分け
上記のリストで第4順位が出来ないのは許容できるとしても、第3順位の仕事になかなか着手できないとなると危険かと思います。第3順位は緊急度は低いものの重要度は高いので、できれば早めにつぶしたい仕事です。
ここで、キーになってくるのが、第2順位の仕事です。緊急度は高いが、重要ではない仕事ですので、これは出来れば、「自分以外の人にやってもらいたい」と考えています。重要な仕事を他の人に任せるのは心配になってしまうこともあると思いますが、重要でない第2順位の仕事を部下や後輩に任せることで（自営業なら外注や従業員を雇うことで）、自分は第1順位→第3順位と重要な仕事だけをしていける環境を作ることが出来ます。部下が第2順位の仕事を完了すれば第4順位の仕事をしておいてもらうようにしておけば良いと思います。
 
■まとめ
以上のように生産性を高めるためには、①何のためにどの程度の生産性を求めるかを定量的に定め、②仕事の優先順位ごとに（自分を含め）誰に任せるのかを判断して、適材適所を進めていくことが重要と考えます。